¿Para qué sirve una Auditoría de Comunicación Interna?
¿Para qué sirve una Auditoría de Comunicación Interna?
Por: Martín González Frígoli, Director Ejecutivo de la consultora AB Comunicaciones.
Muchos se preguntan: ¿En qué consiste una Auditoría de Comunicación Interna?
La ACI permite conocer las debilidades y fortalezas del sistema de comunicación de la organización, y constituye el paso obligado para la realización de un plan estratégico consistente.
La comunicación interna desempeña un rol protagónico en la estrategia de las organizaciones. Impacta directamente sobre la gestión diaria y, por ende, también en los resultados finales de la institución. En este sentido, si bien el plan de comunicación debe apuntar a conseguir las metas globales, su solo accionar no garantiza el éxito del negocio. Es necesario acotar sus objetivos y dirigir su acción, a fin de reducir el conflicto y mejorar el clima laboral, como así también optimizar los procesos internos y el flujo de información.
Sin embargo, cumplir estos objetivos no es tarea sencilla. Se vuelve imprescindible conocer la realidad del sistema de comunicación, analizando la causa de sus posibles problemas. Para ello se realiza la denominada Auditoría de Comunicación Interna (ACI), que constituye el proceso de diagnóstico y evaluación de las comunicaciones de la organización y sienta las bases para la elaboración de la estrategia interna en esta materia.
La ACI detecta:
• La calidad de los contenidos de los canales de comunicación y su eficacia.
• La adecuación de las herramientas de comunicación interna a la estrategia de negocio de la organización.
• Las necesidades de información en los distintos niveles de la organización, en cuanto a su calidad y volumen.
• La satisfacción de los empleados y calidad del clima laboral.
• La percepción que tiene de la organización el público interno y los estados de opinión sobre temas fundamentales.
• Los diferentes públicos que intervienen como actores en el flujo de comunicación interna.
En resumen, la ACI permite conocer las disfunciones en el aspecto comunicativo y las causas que las generan. Asimismo, permite corregir el rol pasivo de la comunicación interna como simple función suministradora de información, mejorando su aporte a las metas globales de la institución.
Necesariamente, todo plan estratégico de comunicación interna o externa consta de las fases de diagnóstico, diseño, ejecución y evaluación.
La ACI se ocupa tanto del diagnóstico como del monitoreo y evaluación de lo realizado.
En este sentido, la ACI tiene un carácter dinámico, ya que forma parte de los dos extremos del proceso (diagnóstico y evaluación). De esta manera, la etapa de verificación constituirá un nuevo diagnóstico que permitirá corregir el plan y generar un círculo de calidad permanente. Este dinamismo de la auditoría resulta idóneo en un contexto de cambio continuo como el que viven actualmente las organizaciones.
Es importante aclarar que los procesos de cambio se desarrollan necesariamente en el largo plazo, ya que constituyen elementos culturales que involucran en su totalidad a las personas. Es por ello que no es posible realizar transformaciones tan profundas en un período corto de tiempo.
La ACI es una herramienta estratégica que no se limita a diagnosticar y medir los resultados, sino que cumple además una función de asesoramiento a los responsables de la función de comunicación. La ACI indica el camino a seguir, opinando argumentalmente sobre el porqué de los problemas en materia de comunicación, sobre cómo deben realizarse las acciones y elaborarse los planes, y cuál es la estrategia correcta a seguir.
El ACI brinda la información necesaria para establecer los lineamientos de un Plan Estratégico de Comunicación Interna que: sistematice las comunicaciones de la compañía, optimice los canales y establezca las pautas para que cada integrante de la organización sepa qué comunicar, a quién y por qué medios.
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